A Política de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos Municipal e dá outras providências. LEI N° 1393/2019
LEI Nº 1.393/2019
(06 de maio de 2019)
Autógrafo nº 023/2019
Projeto de Lei nº 018/2019
Autor: Executivo Municipal
Dispõe sobre: “A Política de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos Municipal e dá outras providências.”
FAÇO SABER que a Câmara Municipal aprovou e eu, FRANCISCO DANIEL CELEGUIM DE MORAIS, na qualidade de Prefeito do Município de Franco da Rocha, promulgo e sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições iniciais
Art. 1º A Política Municipal de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos Municipal passam a ser regidos pelas disposições desta lei.
Art. 2º Compõem o Sistema de Arquivos Municipal os órgãos públicos integrantes da Administração Pública Municipal Direta e Indireta e os arquivos privados do Município declarados como de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 3º Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as informações pessoais e aquelas cujos sigilos sejam imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, conforme o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e demais alterações.
Art. 5º É dever da Administração Pública Municipal controlar o acesso e a divulgação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais sob a custódia de seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.
CAPÍTULO II
Do sistema de arquivos municipal
Art. 6º Fica instituído o Sistema de Arquivos Municipal, com o objetivo de:
I – planejar e coordenar a gestão de documentos e informações municipais, inclusive de documentos digitais;
II – harmonizar as diversas fases da administração dos documentos públicos, observando as peculiaridades dos órgãos geradores e acumuladores da documentação;
III – promover a integração das atividades de protocolos e arquivos existentes nos diversos órgãos da Administração Pública Municipal;
IV – facilitar o acesso aos documentos e informações do Poder Público municipal, nos termos da legislação vigente;
V – assegurar a preservação de documentos do Poder Público municipal que tenham valor histórico, cultural, probatório e informativo.
Art. 7º Para os fins desta lei consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo, natureza e suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração Pública municipal, que se distribuem em:
I – arquivos correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos em trâmite ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II – arquivos intermediários: constituídos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que aguardam destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda permanente em depósitos de armazenagem temporária;
III – arquivos permanentes: constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor histórico, cultural e de testemunho, extrapolando a finalidade especifica de sua criação e aos quais devem ser assegurados a preservação e o acesso público.
Art. 8º Integram o Sistema de Arquivos Municipal:
I – Órgão Central: Comissão Municipal de Arquivos da Secretaria de Gestão Pública;
II – Órgãos Setoriais: Arquivo Municipal e Protocolo, unidades responsáveis pela gestão documental dos órgãos e entidades municipais;
III – Arquivo Histórico Municipal: Secretaria de Cultura.
§ 1º Caberá a cada órgão ou entidade municipal a definição das respectivas unidades que constituirão Órgãos Setoriais do Sistema de Arquivos Municipal.
§ 2º Na ausência da definição dos seus membros, a atribuição de Órgão Setorial caberá à Secretaria de Gestão Pública.
Art. 9º O Órgão Central tem as seguintes atribuições:
I – atuar como instância normativa nas áreas de gestão e preservação de documentos públicos;
II – propor e acompanhar a implementação da Política Municipal de Gestão Documental;
III – promover a articulação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;
IV – analisar e aprovar as ferramentas de gestão documental de que trata o art. 12 desta lei;
V – desenvolver planos de formação, desenvolvimento e capacitação técnica dos recursos humanos nas habilidades afetas à gestão documental;
VI – propor a declaração de interesse público e social de arquivos privados do Município, nos termos do art. 12 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, mediante parecer e avaliação técnica.
VII – proceder análise para a eliminação, transferência, recolhimento de documentos e descarte nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidades ou deterioração por caso fortuito e força maior.
Art. 10. Os órgãos setoriais do Sistema de Arquivos Municipal possuem as seguintes atribuições:
I – prestar assistência aos respectivos órgãos e entidades municipais nos assuntos relacionados à gestão e preservação de documentos públicos;
II – planejar e acompanhar a implementação dos programas, diretrizes e normas emanadas do Órgão Central do Sistema, no âmbito das Secretarias Municipais ou Autarquias a que pertencerem;
III – elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do Órgão Central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, digitalização, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seus respectivos âmbitos de atuação;
IV – prestar orientação técnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades de arquivo, em seus respectivos âmbitos de atuação;
V – manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais que essas unidades mantêm sob custódia;
VI – fornecer dados e informações decorrentes de suas atividades ao Órgão Central;
VII – identificar e avaliar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades municipais a que pertencerem, com vistas à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
Art. 11. O Arquivo Histórico Municipal tem as seguintes atribuições:
I – dar suporte às unidades integrantes do Sistema no que se refere à preservação dos acervos por meio de políticas de conservação preventiva, curativa e restauro, e ações de monitoramento e controle permanente das condições dos depósitos;
II – proceder à organização, descrição e preservação do acervo de documentos de valor permanente recolhidos do Arquivo Administrativo e dos órgãos municipais ou provenientes de fundos particulares, desde que relacionados à Administração Pública;
III – desenvolver projetos de ação educativa e cultural, contribuindo para a recuperação da memória coletiva e difusão do patrimônio documental do Município.
CAPÍTULO III
Da Gestão Documental
Art. 12. Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 13. São instrumentos da Política de Gestão Documental:
I – Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;
II – Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);
III – Sistema Informatizado de Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte.
Parágrafo único. Os instrumentos da Política de Gestão Documental devem ser elaborados sob a orientação do Conselho Municipal de Arquivos e devidamente oficializados, a fim de assegurar a legalidade de sua aplicação.
Art. 14. Cabe a Comissão Municipal de Arquivos a formulação e implementação da Política Municipal de Gestão Documental e sua integração com a Política de Acesso à Informação no âmbito do Poder Executivo Municipal, sendo que o Secretário Municipal de Gestão Pública poderá instituir grupos de trabalho para o desenvolvimento e acompanhamento da Política Municipal de Gestão Documental.
Art. 15. A eliminação de documentos públicos municipais será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade, devidamente aprovadas pelo Órgão Central do Sistema, conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato.
§ 1º Previamente à aprovação das tabelas de temporalidade de que trata o caput deste artigo, abrir-se-á o prazo de 15 (quinze) dias úteis para manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura.
§ 2º A ausência de manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura, no prazo estipulado no § 1º, caracterizará a inexistência de objeção daquela unidade à aprovação das tabelas de temporalidade.
Art. 16. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO IV
Comissão Permanente de Avaliação do Arquivo Municipal
Art. 17. São membros da Comissão Municipal de Arquivos:
I – 1 (um) representante da Secretaria de Gestão Pública;
II – 1 (um) representante da Secretaria de Assuntos Jurídicos e da Cidadania;
III – 1 (um) representante da Secretara da Fazenda.
§ 1º A nomeação da Comissão será pelo prazo de 02 (dois) anos, permitida a prorrogação por igual período, sendo que cada membro terá 01 (um) suplente.
§ 2º O Presidente será escolhido pelo Secretário de Gestão Pública.
Art. 18. Caberá ao Arquivo Municipal dar o apoio técnico e administrativo a Comissão Municipal de Arquivos.
Art. 19. O Plenário, órgão superior de deliberação da Comissão Municipal de Arquivos, reunir-se-á, em caráter ordinário semestralmente, e extraordinariamente mediante convocação de seu Presidente.
CAPÍTULO V
Disposições gerais
Art. 20. A implantação do Sistema instituído por esta lei será feita gradativamente, por meio de atos normativos e de acordo com a disponibilidade orçamentária e financeira.
Art. 21. As disposições desta lei poderão ser regulamentadas por decreto.
Art. 22. As despesas decorrentes da presente lei correrão à conta da dotação orçamentária vigente, suplementadas, se necessário.
Art. 23. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Prefeitura do Município de Franco da Rocha, 06 de maio de 2019.
FRANCISCO DANIEL CELEGUIM DE MORAIS
Prefeito Municipal
Publicada na Secretaria de Assuntos Jurídicos e da Cidadania da Prefeitura do Município de Franco da Rocha e cópia afixada no local de costume, na data supra.
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